Plazo para la aprobación de las cuentas anuales del ejercicio 2014

Le recordamos que, para todas aquellas sociedades cuyo cierre de ejercicio social coincide con el año natural (31 de diciembre), el plazo para la formulación de las Cuentas Anuales por los administradores de las sociedades, correspondientes al ejercicio social cerrado a 31 de diciembre de 2014, finalizó el pasado día 31 de marzo de 2015, y el plazo para la aprobación de aquellas Cuentas Anuales por la Junta General de Socios/Accionistas de las mismas finalizará el próximo día 30 de junio de 2015. Y además en el mes siguiente a la celebración de la Junta General hemos de depositar las Cuentas Anuales 2014 en el Registro Mercantil.

               Atención. Podrá demorar la presentación de las cuentas anuales como máximo hasta el día 30 de julio de 2015.

¿Quién tiene esa obligación? 

Los administradores de la sociedad, que deben presentar en el Registro Mercantil del domicilio social certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, de aplicación de su resultado, así como, en su caso, el informe de gestión y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría o ésta se hubiera acordado a petición de la minoría.

Las cuentas anuales son objeto de publicidad y cualquiera puede consultarlas y obtener información del Registro Mercantil de todos los documentos depositados.

            Atención. En el BOE del 2 de febrero de 2015 se han publicado las modificaciones en los modelos de Cuentas Anuales en el Registro Mercantil. Los nuevos modelos están publicados en la web del Ministerio de Justicia. Como principales novedades podemos destacar:

1.- Hay que añadir información en la Memoria siempre que se produzca algún tipo de deterioro en el valor del Inmovilizado Material, Intangible, Instrumentos Financieros y Existencias.

2.- En los supuestos de liquidación o disolución de la sociedad, al no resultar de aplicación el principio de empresa en funcionamiento, se deberá consignar información adicional al respecto.

3.- Modificaciones de información en los apartados del número medio de personas empleadas en el ejercicio, así como en la distribución del personal por categorías y sexos.

Afecta a todos los modelos de cuentas.

Si no se depositan las cuentas

Si deposita las cuentas más tarde, su empresa podrá ser objeto de las siguientes sanciones:

• Una multa de entre 1.200 y 60.000 euros.  El importe concreto se determinará en función de las partidas del activo y de la cifra de ventas declaradas en el último Impuesto sobre Sociedades. Si la empresa (o el grupo de empresas) tiene un volumen de facturación anual de más de 6 millones de euros, el importe máximo de la multa puede llegar a ser de 300.000 euros.
• Además, si pasa un año desde la fecha de cierre del ejercicio sin que se hayan depositado las cuentas anuales, el Registro Mercantil quedará “cerrado” para su empresa. Es decir, hasta que no las deposite, no podrá inscribir la mayoría de acuerdos de la sociedad (por ejemplo, una escritura de cambio de domicilio o de ampliación de capital).

            Atención. Si las cuentas anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la Junta General, el cierre registral podrá evitarse si esa circunstancia se acredita con certificación del órgano de administración expresando la causa de la falta de aprobación. Si esta situación persiste, debe presentarse la certificación cada 6 meses.

No obstante, aunque pase un año sin que su empresa presente las cuentas anuales, sí que podrá inscribir en el Registro Mercantil determinados documentos: el cese del administrador, una revocación de poderes, la disolución de la sociedad y el nombramiento de liquidadores.

Además, en caso de incumplir con su obligación de presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil del domicilio social, al mes siguiente de su aprobación, los administradores estarían  incumpliendo la legislación vigente con las siguientes consecuencias:

• No se permitirá la inscripción de documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista, con lo que entre otras cosas no se podrán nombrar administradores, ni otorgar poderes, hasta que  no estén depositadas las cuentas.
• En el caso de los administradores, la no presentación de las cuentas supone que no se ha actuado con la debida diligencia de un ordenado empresario  y en consecuencia si se origina un daño a la sociedad, podría tanto la propia Sociedad como los socios o un tercero reclamar los daños causados a la sociedad por este. Además en el caso de que la sociedad se encuentre en una situación de insolvencia, la falta de diligencia en la actuación del empresario en la no presentación de las cuentas, puede suponer que este tenga que responder de las deudas de la sociedad, ya que la Ley Concursal establece como un supuesto de concurso culpable la no formulación de las cuentas anuales, no someterlas auditoria si estuviera obligado, o la falta de depósito de estas en el Registro Mercantil en alguno de los tres últimos ejercicios anteriores a la declaración de concurso.

Auditoría de cuentas

Le recordamos que la Ley de Sociedades de Capital establece que, como criterio general, todas las sociedades mercantiles están obligadas a presentar las cuentas anuales y, en su caso, el informe de gestión revisados por un auditor de cuentas.

La Ley de emprendedores ha elevado los umbrales que permitirán a las Sociedades Anónimas y Sociedades Limitadas formular balance, estado de cambios en el patrimonio neto y memoria abreviados (lo cual les permitirá evitar formular estado de flujos de efectivo e informe de gestión). Para ello, se han de reunir, a fecha de cierre de ejercicio (en general, la sociedad ha de reunir los umbrales durante dos ejercicios consecutivos, a la fecha de cierre de cada uno de ellos; como regla particular, ha de reunirlos en el primer ejercicio social desde su constitución, transformación o fusión), al menos, dos de tres de las circunstancias siguientes:

a)     activo no superior a 4.000.000 € (antes, 2.850.000 €)

b)     importe neto de la cifra anual de negocios no superior a 8.000.000 € (antes, 5.700.000 €)

c)     número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no superior a 50 (no varía).

Se mantienen, sin embargo, los mismos límites de activo e importe neto de la cifra de negocios anteriores a la entrada en vigor de la Ley para la obligación de auditar las cuentas anuales. Es decir, se mantienen como umbrales para excepcionar la obligación de auditarse los de aquellas entidades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las siguientes circunstancias: a) total activo no superior a 2.850.000 euros; b) importe neto de cifra de negocios no superior a 5.700.000 euros, y c) número medio de trabajadores empleados no superior a 50.

Atención. Cuando una sociedad no está obligada a auditarse, los socios que representen al menos un 5% del capital (por sí solos o agrupados) pueden solicitar al registrador que nombre a un auditor para que revise las cuentas. La solicitud debe realizarse antes de que hayan transcurrido 3 meses desde el cierre del ejercicio cuyas cuentas se van a auditar.

Como siempre estaremos a su disposición para ampliar la información que precise, y realizar los trámites preceptivos que soliciten.

Aprovechamos la ocasión para saludarle cordialmente.

Atentamente,

Jose María Quintanar Isasi